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移転マニュアル
オフィス・倉庫・工場の移転マニュアルをSTEP式にまとめております。ご参考にしてください。
STEP1  移転日から7〜9ヵ月前
◆移転計画の立案
◆オフィス ・ 倉庫 ・ 工場の選定
◆移転先オフィス ・ 倉庫 ・ 工場の契約
◆現入居オフィス ・ 倉庫 ・ 工場の解約準備
重要項目
 
・移転目的と予算を明確にし無理のないスケジュールを組みましょう。
 ・オフィス・倉庫・工場の市況情報を集め移転目的に沿った立地、周辺環境、設備などの比較検討をしましょう。
 ・入居申込書の提出のほか必要書類を準備しましょう。
 ・賃貸借契約書を再確認し解約予告や預託金の返還、原状回復などについてよく調べておきましょう。
チェックポイント(立地、周辺環境)
・交通機関の利便性 ・高速道路へのアクセス、道路幅 ・取引先との距離 ・周囲の環境 
・情報収集の環境(業界情報、他社情報) ・社員の通勤時間の増減 ・社員の通勤費用の増減 
・役所、飲食店、商店の分布
チェックポイント(設備)
・有効面積の確認 ・スペース効率 ・電気容量 ・電話回線 ・床荷重、配線システム
・空調システム ・照明システム ・防犯、防災システム ・ビル管理、保守サービス ・駐車場
・館内規則の確認 ・リフト、クレーンの有無 ・改修工事内容の有無 ・用途地域の確認
チェックポイント(必要書類など)
・実印 ・印鑑証明 ・会社抄本または謄本 ・予約金を入れた場合は預りし書 ・保証金
・前払い賃料、共益費 ・工事発注
STEP2  移転日から3〜6ヵ月前
◆解約予告の通知
◆オフィス ・ 倉庫 ・ 工場プランニング
◆引越、内装業者、設備工事などの選定、打合せ
◆電話 ・ FAX ・ OA機器 ・ LANなど
重要項目
 
・通常、解約日の3〜6ヵ月前には解約予告が必要です。
 ・移転目的と各部門の要求仕様に合ったレイアウト、スペース配分、機能性などに留意しましょう。
 ・引越も内装工事も依頼する内容をはっきりと文章化し、数社から見積りをとることが大切です。
  信頼のおける業者は合理的で納得のいく見積りを算出します。
 ・電話回線は専門の業者でないと扱えない場合がありますので事前にチェックしておきましょう。
  また、OA機器でもLAN敷設のパソコンやサーバーは社内に専門のスタッフがいない場合は 早めに専門業者に依頼しておきま  しょう。
チェックポイント(レイアウト、スペース配分)
・パブリックスペース<応接室、会議室、総合受付、リフレッシュコーナー、更衣室、給湯室、コピーコーナー、資料閲覧室など>
・秘書室、役員室<役員フロア>
・一般執務室
・発送室<館内メールシステムなど>
・電算室、ディーリングルーム<空調、電源、配線システム、フリーアクセスフロアなど>
・倉庫、書庫
・ATM、ペンダー等
STEP3  移転日から1〜2ヵ月前
◆移転作業計画書の作成
◆社内オリエンテーションの実施
◆移転挨拶状の作成、取引業者、リース会社への連絡
◆社内印刷物の作成
◆新オフィス ・ 倉庫 ・ 工場の内装 ・ 設備工事
重要項目
 ・移転作業の内容を明確にし、社内での標準化を図りましょう。
 ・社内で情報を共有化し、移転作業にムダのないようにしましょう。
 ・顧客宛挨拶状を作成し、お知らせする必要のあるところにはもれなく発送しましょう。
  また、取引業者やリース会社への連絡も忘れずに。
 ・封筒や社用箋、会社案内、名刺など新住所のものを用意しましょう。
 ・新オフィスの内装・設備工事には立会い、業者との間で思い違いのないようにしましょう。
チェックポイント(社内での標準化)
・机やキャビネット、ロッカーなどは中身を別にし、引出しや扉は運搬中に開かないようにします。
・棚板はひとまとめにし、キャビネットの下部に置きます。実印や重要書類、個人の印鑑などの貴重品は 個人で運びます。
チェックポイント(お知らせする必要)
・移転通知、移転挨拶状、略図の作成
・お取引先、顧客
・取引銀行への届出
・リース会社
・新聞の配達切り替え
・関係官庁への届出
チェックポイント(新住所のもの)
・印章、ゴム印、名刺、会社案内、封筒、伝票など帳票類
STEP4  移転日から3〜4週間前
◆通勤定期の買換
◆社員証明書の再発行
◆新オフィス ・ 倉庫 ・ 工場の館内細則、入退館規定の説明
重要項目
 ・タイミングのよい時期に通勤定期の買換をしましょう。
 ・社員証明書の再発行をしましょう。
 ・法務局や税務事務所、社会保険事務所など関係官庁への届出を延滞なくしましょう。
 ・新しいオフィス・倉庫・工場の入館細則や入退館規定の説明は事前にしておきましょう。

STEP5  移転日から1ヵ月後
◆原状回復工事開始〜完了
◆旧オフィス ・ 倉庫 ・ 工場の鍵返還
◆敷金 ・ 保証金の返還
◆旧オフィス ・ 倉庫 ・ 工場の契約終了